Import & Synchronisation

Outlook-Sync & Signatur-Scan: Kontakte automatisch erfassen

Kontaktdaten manuell abzutippen kostet Zeit und führt zu veralteten Einträgen. Company Contacts erfasst Kontakte deshalb automatisch — aus Outlook, dem Active Directory und den Signaturen Ihrer E-Mails.

Outlook- und Active-Directory-Synchronisation

Übernehmen Sie bestehende Kontakte automatisch aus Ihrer Microsoft-365-Umgebung:

  1. Erteilen Sie einmalig die Berechtigung für den Zugriff auf Ihre Outlook-Kontakte.
  2. Company Contacts übernimmt die Kontakte in das gemeinsame Adressbuch.
  3. Auch Kolleginnen und Kollegen aus dem Active Directory stehen als interne Kontakte zur Verfügung — ohne doppelte Pflege.

Dubletten werden dabei erkannt und zusammengeführt, statt doppelte Einträge zu erzeugen.

E-Mail-Signaturen scannen

Der Signatur-Scan erkennt Kontaktdaten automatisch aus den Signaturen Ihrer E-Mails:

Signatur-Scan in Company Contacts

  1. Company Contacts analysiert die Signaturen eingehender E-Mails: Name, Firma, Position, Telefonnummer und weitere Kontaktdaten.
  2. Neue Ansprechpartner werden als Kontakt vorgeschlagen, bestehende Kontakte werden mit aktualisierten Daten ergänzt.
  3. Sie prüfen jeden Vorschlag und bestätigen mit einem Klick — nichts wird ohne Ihre Zustimmung angelegt oder geändert.

So bleibt das Adressbuch aktuell, ohne dass jemand Visitenkarten abtippen muss.

Gut zu wissen

  • Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform innerhalb der EU; die Lösung ist ISO 27001-konform.
  • Der E-Mail- und Kalenderverlauf eines Kontakts erscheint im Events-Tab — dafür genügt dieselbe Berechtigung.
  • Für Datenbestände außerhalb von Microsoft 365 nutzen Sie den CSV-Import.

Häufige Fragen

Werden Kontakte ohne meine Zustimmung angelegt?

Nein. Der Signatur-Scan schlägt neue Kontakte und Aktualisierungen nur vor — Sie prüfen jeden Vorschlag und bestätigen ihn mit einem Klick. Erst dann wird der Kontakt angelegt oder geändert.

Was passiert mit Dubletten beim Synchronisieren?

Company Contacts erkennt doppelte Einträge und führt Daten zusammen, statt neue Duplikate anzulegen. Zusätzlich hilft die Dublettensuche, bestehende Duplikate im Adressbuch zu bereinigen.

Welche Berechtigungen braucht der Signatur-Scan?

Der Scan benötigt Lesezugriff auf Ihre E-Mails in Microsoft 365. Die Berechtigung erteilen Sie einmalig; die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform innerhalb der EU.