Grupos de permisos: controlar el acceso y permisos avanzados

Con los grupos de permisos controla quién puede ver, editar y crear qué contactos y empresas. El principio: usted asigna contenido a un grupo y da a los usuarios o grupos de equipo los derechos correspondientes. Encontrará los grupos de permisos en la Administración, en Equipo y acceso → Grupos de permisos — el área solo es visible para administradores.

Así funciona el principio

1. Crear un grupo: Cree un grupo con Nuevo grupo de permisos, p. ej. "Ventas y pipeline" o "Socios y proveedores".
2. Asignar contenido: Asigne contactos y empresas al grupo — cada tarjeta de grupo muestra cuántos usuarios, grupos de equipo y contactos contiene.
3. Conceder derechos: Dé a usuarios individuales o a grupos de equipo completos los derechos correspondientes para ese contenido.

Así, los contactos sensibles — como clientes clave, inversores o prensa — quedan restringidos a las personas adecuadas, mientras otras áreas permanecen abiertas a todo el equipo.

Los tres niveles de derechos

Los niveles se complementan: quien puede editar también puede leer — quien puede crear también puede editar.

El grupo "Default"

Cada espacio de trabajo tiene un grupo Default. Se aplica al contenido que no está asignado a ningún grupo específico. Con su configuración define lo que los miembros pueden hacer con los contactos "normales".

Permisos avanzados

Encima de la vista de grupos encontrará el interruptor Permisos avanzados. Desbloquea dos niveles de control adicionales que luego configura por grupo:

1. Derechos predeterminados para nuevos miembros

Para cada grupo define qué derechos reciben automáticamente los nuevos miembros del espacio de trabajo — leer, editar y/o crear. La ventaja: los nuevos compañeros pueden trabajar de inmediato sin que un administrador tenga que autorizar a cada persona individualmente.

• Si los nuevos miembros deben poder ver y mantener directamente los contactos del grupo "Marketing y eventos", active allí Editar y Crear.
• En grupos sensibles como "Dirección y VIP", deje los derechos predeterminados desactivados — los nuevos miembros solo obtendrán acceso cuando se les autorice explícitamente.

2. Visibilidad de temas y registros

Además, controla por grupo si en los contactos del grupo se muestran los temas y los registros (historial de cambios):

• Temas: Si el interruptor está activado, los miembros ven todos los temas y comentarios de los contactos del grupo. Desactivado, las discusiones internas permanecen ocultas.
• Registros: Controla si el historial de cambios de los contactos es visible — por ejemplo, quién cambió qué campo y cuándo.

Cada tarjeta de grupo resume la configuración actual en una frase en la parte inferior, p. ej. "Los nuevos miembros pueden ver, editar y crear contactos. Los miembros ven todos los temas. Los registros son visibles."

Si el interruptor de Permisos avanzados está desactivado, estos dos niveles no están disponibles — los grupos entonces solo controlan el acceso básico mediante los usuarios y grupos de equipo asignados.

Consejos prácticos

• Agrupar por áreas de responsabilidad: Cree grupos como "Customer Success", "Ventas y pipeline" o "Socios y proveedores" en lugar de autorizar por persona.
• Usar grupos de equipo: Autorice grupos de equipo completos en lugar de usuarios individuales — los nuevos miembros del equipo heredan los derechos automáticamente.
• Aislar contactos sensibles: Para candidatos, inversores o prensa merece la pena un grupo propio sin derechos predeterminados para nuevos miembros.

Preguntas frecuentes

¿Qué son los grupos de permisos?

Los grupos de permisos controlan quién puede ver, editar y crear qué contactos y empresas. Usted asigna contenido a un grupo y da a los usuarios o grupos de equipo los derechos correspondientes: leer, editar, crear.

¿Qué hacen los permisos avanzados?

Los permisos avanzados activan derechos predeterminados para nuevos miembros y controlan si los temas y los registros son visibles en los contactos de un grupo. Se activan o desactivan de forma centralizada mediante un interruptor encima de la vista de grupos.

¿Qué significan leer, editar y crear?

Leer permite ver los contactos y empresas de un grupo, editar permite modificar entradas existentes y crear permite añadir nuevas entradas al grupo. Los niveles se complementan: quien puede editar también puede leer.

¿Quién puede gestionar los grupos de permisos?

Los grupos de permisos los gestionan los administradores en la administración, en Equipo y acceso. Solo los administradores pueden crear grupos, asignar derechos y activar o desactivar los permisos avanzados.