Sincronización con Outlook y escaneo de firmas: capture contactos automáticamente

Teclear datos de contacto a mano cuesta tiempo y produce entradas obsoletas. Por eso Company Contacts captura los contactos automáticamente — desde Outlook, Active Directory y las firmas de sus correos.

Sincronización con Outlook y Active Directory

Importe contactos existentes automáticamente desde su entorno de Microsoft 365:

1. Conceda una única vez el permiso de acceso a sus contactos de Outlook.
2. Company Contacts incorpora los contactos a la libreta compartida.
3. Sus colegas de Active Directory también están disponibles como contactos internos — sin mantenimiento duplicado.

Los duplicados se detectan y se fusionan en lugar de generar entradas dobles.

Escanear firmas de correo

El escaneo de firmas detecta automáticamente datos de contacto en las firmas de sus correos:

1. Company Contacts analiza las firmas de los correos entrantes: nombre, empresa, cargo, teléfono y otros datos de contacto.
2. Los nuevos interlocutores se sugieren como contactos; los existentes se completan con datos actualizados.
3. Usted revisa cada sugerencia y confirma con un clic — nada se crea ni se modifica sin su consentimiento.

Así la libreta se mantiene actualizada sin que nadie tenga que teclear tarjetas de visita.

Conviene saber

• El procesamiento cumple el RGPD y se realiza dentro de la UE; la solución es conforme a ISO 27001.
• El historial de correos y calendario de un contacto aparece en la pestaña Eventos — el mismo permiso lo cubre.
• Para datos fuera de Microsoft 365, use la importación CSV.

Preguntas frecuentes

¿Se crean contactos sin mi consentimiento?

No. El escaneo de firmas solo sugiere nuevos contactos y actualizaciones — usted revisa cada sugerencia y la confirma con un clic. Solo entonces se crea o modifica el contacto.

¿Qué pasa con los duplicados al sincronizar?

Company Contacts detecta entradas duplicadas y fusiona los datos en lugar de crear nuevos duplicados. Además, la búsqueda de duplicados ayuda a limpiar los existentes en la libreta.

¿Qué permisos necesita el escaneo de firmas?

El escaneo necesita acceso de lectura a sus correos en Microsoft 365. El permiso se concede una sola vez; el procesamiento cumple el RGPD y se realiza dentro de la UE.