Berechtigungsgruppen: Zugriff steuern & erweiterte Berechtigungen

Mit Berechtigungsgruppen (Permission Groups) steuern Sie, wer welche Kontakte und Firmen sehen, bearbeiten und anlegen darf. Das Prinzip: Sie weisen Inhalte einer Gruppe zu und geben Benutzern oder Team-Gruppen die passenden Rechte. Sie finden die Berechtigungsgruppen in der Administration unter Team & Zugriff → Berechtigungsgruppen — der Bereich ist nur für Administratoren sichtbar.

So funktioniert das Prinzip

1. Gruppe anlegen: Erstellen Sie über Neue Berechtigungsgruppe eine Gruppe, z. B. "Vertrieb & Pipeline" oder "Partner & Lieferanten".
2. Inhalte zuweisen: Ordnen Sie Kontakte und Firmen der Gruppe zu — jede Gruppenkarte zeigt, wie viele Benutzer, Team-Gruppen und Kontakte enthalten sind.
3. Rechte vergeben: Geben Sie einzelnen Benutzern oder ganzen Team-Gruppen die passenden Rechte für diese Inhalte.

So bleiben sensible Kontakte — etwa Schlüsselkunden, Investoren oder Presse — auf den richtigen Personenkreis beschränkt, während andere Bereiche für das ganze Team offen sind.

Die drei Rechte-Stufen

Die Stufen bauen aufeinander auf: Wer bearbeiten darf, kann auch lesen — wer erstellen darf, kann auch bearbeiten.

Die Standardgruppe "Default"

Jeder Arbeitsbereich hat eine Gruppe Default. Sie greift für Inhalte, die keiner speziellen Gruppe zugewiesen sind. Über ihre Einstellungen legen Sie fest, was Mitglieder mit "normalen" Kontakten tun dürfen.

Erweiterte Berechtigungen

Oberhalb der Gruppenübersicht finden Sie den Schalter Erweiterte Berechtigungen (Advanced Permissions). Er schaltet zwei zusätzliche Steuerungsebenen frei, die Sie anschließend pro Gruppe konfigurieren:

1. Standardrechte für neue Mitglieder

Für jede Gruppe legen Sie fest, welche Rechte neue Mitglieder des Arbeitsbereichs automatisch erhalten — Lesen, Bearbeiten und/oder Erstellen. Der Vorteil: Neue Kolleginnen und Kollegen können sofort arbeiten, ohne dass ein Administrator jede Person einzeln berechtigen muss.

• Sollen neue Mitglieder z. B. Kontakte der Gruppe "Marketing & Events" direkt sehen und pflegen dürfen, aktivieren Sie dort Bearbeiten und Erstellen.
• Bei sensiblen Gruppen wie "Executive & VIP" lassen Sie die Standardrechte weg — dann erhalten neue Mitglieder erst Zugriff, wenn sie explizit berechtigt werden.

2. Sichtbarkeit von Topics und Logs

Zusätzlich steuern Sie pro Gruppe, ob in den Kontakten der Gruppe Topics und Logs (Änderungsprotokolle) angezeigt werden:

• Topics: Ist der Schalter aktiv, sehen Mitglieder alle Topics und Kommentare zu den Kontakten der Gruppe. Deaktiviert, bleiben interne Diskussionen verborgen.
• Logs: Steuert, ob die Änderungshistorie der Kontakte sichtbar ist — etwa wer wann welches Feld geändert hat.

Jede Gruppenkarte fasst die aktuelle Konfiguration unten in einem Satz zusammen, z. B. "Neue Mitglieder können Kontakte ansehen, bearbeiten und erstellen. Mitglieder sehen alle Topics. Logs sind sichtbar."

Ist der Schalter Erweiterte Berechtigungen ausgeschaltet, entfallen diese beiden Ebenen — die Gruppen steuern dann nur den grundsätzlichen Zugriff über die zugewiesenen Benutzer und Team-Gruppen.

Praxis-Tipps

• Nach Verantwortungsbereichen gruppieren: Legen Sie Gruppen wie "Customer Success", "Vertrieb & Pipeline" oder "Partner & Lieferanten" an, statt pro Person zu berechtigen.
• Team-Gruppen nutzen: Berechtigen Sie ganze Team-Gruppen statt einzelner Benutzer — neue Teammitglieder erben die Rechte automatisch.
• Sensible Kontakte isolieren: Für Bewerber, Investoren oder Presse lohnt sich eine eigene Gruppe ohne Standardrechte für neue Mitglieder.

Häufige Fragen

Was sind Berechtigungsgruppen?

Berechtigungsgruppen steuern, wer welche Kontakte und Firmen sehen, bearbeiten und anlegen darf. Sie weisen Inhalte einer Gruppe zu und geben Benutzern oder Team-Gruppen die passenden Rechte: Lesen, Bearbeiten, Erstellen.

Was bewirken die erweiterten Berechtigungen?

Die erweiterten Berechtigungen aktivieren Standardrechte für neue Mitglieder und steuern, ob Topics und Logs in den Kontakten einer Gruppe sichtbar sind. Sie werden zentral über einen Schalter oberhalb der Gruppenübersicht ein- oder ausgeschaltet.

Was bedeuten Lesen, Bearbeiten und Erstellen?

Lesen erlaubt das Ansehen der Kontakte und Firmen einer Gruppe, Bearbeiten das Ändern bestehender Einträge und Erstellen das Anlegen neuer Einträge in der Gruppe. Die Stufen bauen aufeinander auf: Wer bearbeiten darf, kann auch lesen.

Wer kann Berechtigungsgruppen verwalten?

Berechtigungsgruppen werden von Administratoren in der Administration unter Team & Zugriff verwaltet. Nur Administratoren können Gruppen anlegen, Rechte vergeben und die erweiterten Berechtigungen ein- oder ausschalten.